In het kort
- Het tabblad Communicatie toont voortaan één tijdlijn: handmatige contactmomenten én automatisch verstuurde e-mails door elkaar, met de nieuwste bovenaan.
- Bij elke verstuurde e-mail kunt u met één klik de volledige mailinhoud bekijken, precies zoals de ontvanger die kreeg.
- De knoppen om zelf een contact of interne notitie vast te leggen blijven gewoon staan, op dezelfde plek.
- De rechten blijven ongewijzigd: wie het tabblad Communicatie nu mag zien, ziet de verzendhistorie; externe partners zien geen interne notities.
- Live op de testomgeving, klaar om mee te gaan naar productie.
1 Wat u ziet op het tabblad Communicatie
Alles wat met het project is gecommuniceerd, staat nu op één plek en in de juiste volgorde. U hoeft niet meer te wisselen tussen het project en het centrale logboek.
-
Offerte akkoord — herstel kan worden gepland E-mail
Bekijk e-mail -
Klant gebeld over planning Contactmoment
-
Inspectie ingepland — bevestiging naar klant E-mail
Bekijk e-mail -
Interne notitie: klant wil graag in de ochtend Interne notitie
Voorbeeldweergave van de samengevoegde tijdlijn. E-mails (envelop) en handmatige contactmomenten of notities (spraak / slot) staan door elkaar, nieuwste bovenaan.
Verstuurde e-mails erbij
Afspraakbevestigingen, offerte-akkoord en status-updates die de app automatisch verstuurt, verschijnen nu vanzelf in de tijdlijn van het bijbehorende project.
Volledige mailinhoud
Klik op Bekijk e-mail en u ziet de complete e-mail zoals de ontvanger die kreeg, inclusief opmaak en tekst.
Alles op volgorde
Bellen, mailen en notities staan in één chronologische lijn, zodat u het verloop van een project in één keer overziet.
Vastleggen blijft gelijk
Zelf een contactmoment of interne notitie vastleggen werkt precies zoals u gewend bent, via dezelfde knoppen boven de tijdlijn.
2 Hoe het werkt
U hoeft niets in te stellen. Zodra de app een e-mail verstuurt die bij een project hoort, wordt die automatisch aan dat project gekoppeld en in de tijdlijn getoond.
-
De app verstuurt een e-mail
Bijvoorbeeld een afspraakbevestiging, een offerte-akkoord of een status-update naar de klant. Dat gebeurt zoals altijd, automatisch op het juiste moment in het project.
-
De e-mail wordt aan het project gekoppeld
De app onthoudt bij welk project de e-mail hoort en bewaart de volledige inhoud, samen met het tijdstip en de ontvanger(s).
-
De e-mail verschijnt in de tijdlijn
Op het tabblad Communicatie van dat project ziet u de e-mail meteen tussen de andere contactmomenten staan, op de juiste plek in de tijd, met een knop om de mail te openen.
3 Privacy & toegang
De verzendhistorie volgt exact dezelfde toegangsregels als de rest van het tabblad Communicatie. Er is niets nieuws opengezet.
Zelfde rechten als nu
Wie het tabblad Communicatie mag zien, ziet ook de verzendhistorie. Er is geen aparte toestemming voor nodig en er is geen nieuw recht bijgekomen.
Externe partners afgeschermd
Externe partners en partnerbeheerders zien in de tijdlijn geen interne notities, net zoals dat nu al geldt voor de contactmomenten.
Netjes per project gescheiden
Een e-mail van het ene project kan nooit bij een ander project opduiken. De koppeling is per project afgeschermd en dat is met tests vastgelegd.
Alleen echte e-mails
Alleen daadwerkelijk verstuurde e-mails komen in de tijdlijn. Interne systeemmeldingen (de belletjes in de app) blijven zoals ze waren en vervuilen het overzicht niet.
4 Wat gebeurt er met bestaande projecten?
Vanaf de oplevering worden alle nieuw verstuurde e-mails automatisch aan hun project gekoppeld en in de tijdlijn getoond. Voor het verleden geldt een nuance die we eerlijk willen benoemen.
Nieuwe e-mails: meteen zichtbaar
Elke e-mail die de app vanaf nu verstuurt, verschijnt automatisch in de tijdlijn van het juiste project. Hier hoeft u niets voor te doen.
Oudere e-mails: deels
Voor e-mails die vóór deze oplevering zijn verstuurd, konden we niet in alle gevallen automatisch achterhalen bij welk project ze horen. Die e-mails blijven wel gewoon terugvindbaar in het bestaande centrale notificatie-logboek; ze verschijnen alleen niet met terugwerkende kracht in elke projecttijdlijn. Voor nieuwe communicatie is het overzicht vanaf nu compleet.
Status
Klaar en getest
- De functie is gebouwd, automatisch getest en beoordeeld, en staat live op de testomgeving.
- De volledige geautomatiseerde testset is groen, inclusief de controles op privacy (afscherming per project) en de rechten van externe partners.
- Klaar om, na uw akkoord, mee te gaan in een volgende oplevering naar productie.
Vragen of feedback? Laat het gerust weten, dan lopen we het samen door.